Modèle d'inventaire du matériel sportif, gratuit
Une fiche pour recenser les ballons, chasubles et plots d'un club, et savoir après chaque comptage ce qui manque. Deux versions : un PDF à imprimer pour le local, un fichier Excel qui fait les totaux.
Gratuit, sans inscription. PDF de 92 Ko, fichier Excel de 18 Ko.
Ce qu'il faut retenir
- Une ligne par article, et un code inscrit sur l'article qui renvoie à sa ligne.
- Quatre états suffisent : neuf, bon, usé, hors service.
- Comptez au moins deux fois par saison, à la reprise et en fin de saison.
- Le prix d'achat chiffre ce qui manque, et c'est le montant que demande une déclaration d'assurance.
Ce que contient le modèle
Le PDF s'imprime en A4 paysage, sur deux pages. Il offre 34 lignes numérotées, une ligne d'exemple déjà remplie pour montrer le format, des cases à cocher pour l'état et la présence, et quatre encadrés de totaux à remplir à la main en fin de comptage : articles, présents, manquants, usés ou hors service. Au-delà de 34 articles, la seconde page se réimprime autant de fois que nécessaire.
Le fichier Excel prévoit 150 lignes. Le type, le sport, l'état et la présence se choisissent dans des listes déroulantes, ce qui évite les fautes de frappe qui faussent les totaux. Un article noté absent passe en rouge. En haut de la feuille, le bilan se calcule seul : nombre d'articles, présents, manquants, usés ou hors service, et valeur des manquants, c'est-à-dire la somme des prix d'achat de ce qui n'a pas été retrouvé. Une seconde feuille explique comment s'en servir.
À quoi sert chaque colonne
| Colonne | Ce qu'elle permet |
|---|---|
| Code de marquage | Relier l'objet à sa ligne. Sans code inscrit sur l'article, deux ballons du même modèle sont impossibles à distinguer au moment de cocher. |
| Type et sport | Trier vite, les ballons de basket d'un côté, les chasubles de l'autre. |
| Taille | Savoir pour qui l'article sert encore. Au basket, un ballon T5 ne convient qu'aux plus jeunes catégories. |
| Marque et modèle | Recommander le même ballon au moment de remplacer, et décrire précisément ce qui a disparu. |
| Mis en service | Connaître l'âge de l'article, qui annonce son remplacement. |
| Prix d'achat | Chiffrer les pertes (version Excel). |
| Équipe affectée | Savoir à qui poser la question quand un ballon manque. |
| État | Neuf, bon, usé, hors service. Quatre niveaux suffisent à décider quoi racheter. |
| Présent | La seule colonne qui change à chaque comptage. |
| Observations | Un prêt, une valve à surveiller, la date d'un nettoyage. |
Le code de marquage est la colonne qui fait marcher toutes les autres. Le guide Comment marquer les ballons de son club détaille quoi écrire et avec quel marqueur.
Faire l'inventaire, étape par étape
- Rassemblez tout au même endroit. Chariots, armoire, sacs d'équipe, coffre des éducateurs : un sac oublié dans une voiture fausse le comptage.
- Pointez d'abord ce qui a déjà une ligne. Cochez « Présent » et notez l'état au passage.
- Ajoutez ce qui n'a pas de ligne. Créez-la, puis inscrivez le code au feutre sur l'article avant de le ranger.
- Documentez chaque absence. Dans Observations, notez ce que vous savez : prêté à un joueur, parti en tournoi avec les U13, vu pour la dernière fois tel samedi.
- Faites les totaux et datez la fiche. Rangez-la là où le club garde ses documents, pour que la personne suivante la retrouve.
À quel moment compter
La reprise de septembre est le comptage le plus utile : il montre ce que l'été a laissé, et c'est le moment où le budget matériel se décide. La fin de saison, en juin, évite que tout parte en vrac dans le local pendant deux mois sans que personne sache ce qui s'y trouvait.
Entre les deux, trois occasions valent un comptage rapide. Le retour d'un tournoi ou d'un déplacement, parce que le sac d'équipe revient rarement complet. Un match contre un club qui joue avec le même modèle de ballon, parce que c'est là que les ballons changent de sac de bonne foi pendant l'échauffement. Et le changement de responsable du matériel, pour que la passation se fasse avec la fiche du dernier comptage.
Que faire des manquants
Un ballon absent n'est pas forcément perdu. La colonne Équipe affectée dit à qui le demander en premier, et la plupart des absences s'expliquent par un sac resté chez un éducateur ou un prêt non noté.
Quand un ballon est parti avec le club adverse, appelez vite : la semaine suivante, il aura rejoint leur stock. Le code inscrit sur le ballon règle la discussion sans avoir à se fâcher.
En cas de vol, la fiche fournit ce qu'attendent un assureur ou un dépôt de plainte : la liste des articles, leur modèle, leur taille, leur date d'achat et leur prix. La version Excel en fait le total dans la case « Valeur des manquants ».
Quand la fiche papier ne suffit plus
Une fiche papier fonctionne bien pour un petit stock tenu par une seule personne. Ses limites apparaissent avec la taille du club : il n'en existe qu'une copie, personne ne la relit entre deux comptages, et elle part avec la personne qui la tient.
Pour les ballons, BallRadar reprend la même fiche en ligne. Le code de chaque ballon est généré à sa création, la liste des manquants se calcule pendant le comptage, l'historique reste au club quand le responsable change, et un rappel arrive quand l'inventaire est à faire. L'application est gratuite, sans limite de nombre de ballons.